A vállalkozások számára a hivatalos székhely kiválasztása és fenntartása nem csak adminisztratív kérdés, hanem egyre inkább jogi kockázati tényező is. A székhelyszolgáltatás idénre vonatkozó szabályai több ponton változnak — fontos, hogy a cégek és a szolgáltatók időben felkészüljenek az új elvárásokra.
Először is, a hatályban lévő jogszabályok szerint a székhelyszolgáltatás akkor tekinthető szabályszerűnek, ha a szolgáltató rendelkezik a szolgáltatásra jogosító jogcímmel – például saját tulajdon vagy használati jog az ingatlanon –, és betartja az elektronikus dokumentációra vonatkozó előírásokat.
2025-től különösen hangsúlyossá válik az, hogy a cím valódi befogadóhely legyen, ne csak formálisan szolgáljon székhelyként.
Másodsorban, az adatszolgáltatási és elérhetőségi kötelezettségek erősödnek. A székhelyszolgáltatás szolgáltatóinak 2025-től még szigorúbb követelményeknek kell megfelelniük: be kell vezetniük digitális postafiók-rendszert, biztosítaniuk kell az ingatlan állandó elérhetőségét (tulajdonlás vagy használati jog igazolása) és kötelesek rendszeresen adatot szolgáltatni az adóhatóság felé.
Harmadrészt, az új szabályok a hatósági ellenőrzéseket is fokozzák. Az adóhatóság és a cégnyilvántartás 2025-től kiemelt figyelemmel vizsgálják, hogy a székhelyszolgáltatás megfelel-e a valódi működés követelményeinek (valódi posta átvétel, ügyintézés, telefonszám, online elérhetőség).
A nem megfelelő cím választása vagy hiányos dokumentáció akár a cégfelfüggesztéshez is vezethet.
Ha vállalkozása igénybe vesz vagy igénybe akar venni székhelyszolgáltatást, ajánlott rendkívül körültekintően járni el. A szolgáltatónak jogilag tiszta címmel kell rendelkeznie, a vállalkozásnak pedig gondoskodnia kell arról, hogy a székhely megfeleljen az új elvárásoknak. A szabályok betartása nemcsak adminisztratív kötelezettség, hanem a stabil és jogszerű működés egyik alapja.